تحقیق طرح اتوماسيون اداري

توضیحات تکمیلی

تحقیق طرح اتوماسيون اداريتحقیق در مورد طرح اتوماسيون اداري 1- مقدمه 2- تعريف پروژه 3- اهداف پروژه 4- مراحل انجام كار 1-4- انتخاب نرم‏افزار 2-4- تشكيل كميته راهبري 3-4- شناخت و برنامه‏ريزي 4-4- برنامه زمان‏بندي سيستم اتوماسيون اداري 5-4- آموزش 6-4- نصب و راه‏اندازي 7-4-پشتيباني 5- اقدامات انجام شده (درصد پيشرفت) 6- پيوست‏ها پيوست 1- گزارش ارزيابي نرم‏افزارها پيوست 2- گزارش برنامه اجرايي پيوست3- راهنماي كاربران - دبير پيوست4- راهنماي كاربران - مدير 1- مقدمه استفاده مناسب از فناوري‏هاي نوين و به خصوص امكانات فراهم‏ آمده در زمينه فناوري اطلاعات مي‏تواند هر سازماني را دچار تحول سازد. استقرار سيستم اتوماسيون اداري و حذف مكاتبات كاغذي در حد ممكن نيز از جمله مواردي است كه نه تنها مي‏تواند باعث ارتقاء به سطح فرهنگ سازماني گردد، بلكه به ميزان قابل توجهي بهره‏وري كاركنان و مديران را نيز افزايش دهد. خوشبختانه نصب و راه‏اندازي سيستم اتوماسيون اداري در وزارت صنايع و معادن با سرعت مناسبي در جريان مي‏باشد و علاوه بر دبيرخانه‏هاي مركزي، دبيرخانه فرعي در كليه معاونت‌ها تشكيل گرديده است و در سايربخش‌ها معاونت ديگر نيز در دست اقدام مي‏باشد. حدود 176 نفر از كاركنان مرتبط با سيستم اتوماسيون در سطوح مختلف آموزش ديده‎‏اند و غالباً در حال بكارگيري سيستم مي‏باشند. حدود 110 دستگاه PC جديد توزيع گرديده و روي 38 دستگاه موجود نيز سيستم اتوماسيون اداري نصب گرديده و در حال بهره‏برداري مي‏باشد. با توجه به پشتيباني مديران محترم وزارتخانه از سيستم اتوماسيون اداري مي‎توان اميدوار بود كه در آينده نزديك گردش‏نامه‏ها در وزارتخانه در حد بالايي با استفاده از سيستم مكانيزه اتوماسيون اداري انجام پذيرد. 2- تعريف پروژه انتخاب، تأمين و راه‏اندازي سيستم رايانه‏اي دبيرخانه، بايگاني و پيگيري در سطح ستاد وزارت صنايع و معادن 3- اهداف پروژه پروژه اهدافي تحت عناوين زير را دنبال مي‏نمايد : • شناسايي نرم‏افزارهاي موجود در داخل كشور در زمينه اتوماسيون اداري • پيشنهاد مناسب‏ترين نرم‏افزار جهت بكارگيري در ستاد وزارت صنايع و معادن • تأمين نرم‏افزار • نصب و راه‏اندازي سيستم اتوماسيون اداري • پشتيباني راه‏اندازي سيستم اتوماسيون اداري داراي نتايجي تحت عناوين زير مي‏باشد. • سامان يافتن امور دبيرخانه و بايگاني • افزايش سرعت و دقت در گردش مكاتبات • كاهش حجم بايگاني • كاهش ميزان حجم جابجايي كاغذ در مكاتبات • امكان پيگيري موارد و تهيه گزارشات آماري 4- مراحل انجام كار براي انجام پروژه مراحلي تحت عناوين زير مطرح گرديده است : 1-4- انتخاب نرم‏افزار 2-4- تشكيل كميته راهبري 3-4- شناخت و برنامه‏ريزي 4-4- برنامه زمان‌بندي سيستم اتوماسيون اداري 5-4- آموزش 6-4- نصب و راه‏اندازي 7-4- پشتيباني در ادامه توضيح مختصري از مراحل انجام كار ارائه مي‏شود. 1-4- انتخاب نرم‏افزار براي تدارك نرم‏افزار مناسب اتوماسيون اداري فعاليت‏هاي زير انجام شده است : • شناسايي وضعيت موجود وزارت صنايع و معادن در زمينه اتوماسيون اداري • تعيين نيازهاي وزارت صنايع و معادن در زمينه اتوماسيون اداري • شناسايي نرم‏افزارهاي اتوماسيون اداري موجود در بازار ايران و تعيين نرم‏افزارهاي كانديد • تعيين شاخص‏هاي ضروري جهت ارزيابي نرم‏افزارهاي كانديد و امتيازدهي آنها • ارزيابي نرم‏افزار كانديد • نتيجه‏گيري و گزينش سه نرم‏افزار برتر • انتخاب نهايي نرم‏افزار مورد نظر اين مرحله از پروژه به صورت كامل انجام گرديده و نرم‏افزار مورد نظر انتخاب شده و با شركت مربوطه قرارداد منعقد شده است. 2-4- تشكيل كميته راهبري اعضاي كميته راهبري در ارديبهشت ماه 81 مشخص گرديدند و به اعضاء ابلاغ شد، اولين جلسه كميته راهبري در تاريخ 8/3/81 با شركت اعضاء برگزار گرديد و در مجموع پنج جلسه كميته برگزار گرديده است. كميته راهبري از افراد زير تشكيل گرديده است : • معاونت اداري و مالي • نماينده معاونت شوراي فناوري اطلاعات • نماينده معاونت برنامه‏ريزي، توسعه و فناوري • مدير كل امور اداري • مدير كل تشكيلات و بودجه • شركت ناظر • گروه توسعه و پشتيباني شبكه • نماينده واحدي كه نرم‏افزار در حال نصب در آن مي‏باشد. مواردي كه در كميته راهبري مورد بررسي و بحث قرار گرفته است تحت عناوين زير مي‏باشد : • تأمين سخت‏افزار مورد نياز براي راه‏اندازي سيستم • تخصيص مكان براي دبيرخانه متمركز معاونت • موانع موجود در زمينه نصب و راه‏اندازي سيستم • پيشرفت پروژه و كارهاي در دست اقدام • موانع موجود در زمينه آموزش كاركنان مرتبط با سيستم • محدوديت‏هاي موجود در زمينه تداركات • اولويت‏بندي انجام كار اتوماسيون 3-4- شناخت و برنامه‏ريزي براي انتخاب نرم‏افزار مناسب و شناسايي محيط از نقطه نظر سخت‏افزار، نرم‏افزارهاي دبيرخانه موجود، محل‏هاي استقرار سيستم و نيازهاي مرحله نصب و راه‏اندازي فعاليت‏هايي تحت عناوين زير انجام گرديده است : • شناخت اوليه براي انتخاب نرم‎افزار اتوماسيون اداري مناسب • شناخت وزارتخانه براي برآورد نيازهاي مرحله نصب و راه‎اندازي • شناخت هر معاونت جهت نصب سيستم همان طور كه مشاهده مي‏شود براي انجام كار مطالعه و شناخت سازماني در سطوح مختلفي انجام گرديده است. در اولين سطح، شناسايي اجمالي وزارتخانه از نقطه‏ نظر امكانات موجود اتوماسيون اداري و تعيين نيازهاي وزارت صنايع و معادن در زمينه اتوماسيون اداري، امكان‏سنجي پياده‏سازي سيستم مورد نظر بوده است. در مرحله بعدي وزارتخانه از نظر سخت‏افزارهاي موجود، ساختار سازماني، شيوه‏هاي استقرار سيستم، موانع و مشكلات پيش‏روي پروژه مورد بررسي قرار گرفته و نيازهاي مورد نظر اعلام گرديده است. در مرحله نصب و راه‏اندازي سيستم‏ هر يك از معاونت‏ها كه براي نصب و راه‏اندازي سيستم در نظر گرفته شده است از نقطه نظر گردش‏كار، شيوه‏هاي ثبت نامه‏ها، تعداد پرسنل مرتبط با كار دبيرخانه، حجم نامه‏هاي وارده و صادره بررسي شده و نيازهاي سخت‏افزاري، نرم‏افزاري، آموزش مورد نياز مشخص گرديده است. مرحله شناخت در حال حاضر به صورت كامل انجام پذيرفته و نيازهاي مرحله مدون گرديده است. در زمينه برنامه‏ريزي مراحلي تحت عناوين زير انجام گرديده است : • شناسايي فعاليت‏هاي مرحله نصب و راه‏اندازي • تهيه و تدوين برنامه زمان‏بندي • تهيه برنامه آموزش • تهيه برنامه نصب و راه‏اندازي فعاليت‏هاي شناسايي شده براي انجام پروژه به شرح زير مي‏باشد : • مقدمات انجام كار • تهيه برنامه آموزش • تهيه برنامه نصب • اعلام امكانات مورد نياز آموزش • شناخت از نقطه نصب • شناسايي افراد براي آموزش در نقطه نصب • آموزش در نقطه نصب • اعلام موارد نياز در نقطه نصب • تعريف پارامترها در نقطه نصب • نصب سيستم براساس فعاليت‏هاي شناسايي شده برنامه زمان‏بندي تنظيم و براي انجام كار برنامه آموزش و برنامه نصب و راه‏اندازي تهيه گرديده است. فرمت فایل : Word ( قابل ویرایش ) تعداد صفحات : 47